Entfernungspauschale 2025: Fahrtkosten richtig in der Steuererklärung absetzen
Ob mit dem Auto, dem Fahrrad oder der Bahn – wer regelmäßig zur Arbeit pendelt, kann einen Teil der Fahrtkosten über die Entfernungspauschale als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen. Dabei gelten klare Regeln, etwa zur kürzesten Wegstrecke, zur ersten Tätigkeitsstätte und zur Höhe der Pauschale.
Was ist die Entfernungspauschale?
Mit der Entfernungspauschale, oft auch Pendlerpauschale genannt, können Fahrtkosten zwischen der eigenen Wohnung und dem Arbeitsplatz (der ersten Tätigkeitsstätte) steuerlich geltend gemacht werden.
Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten. Diese wird vom Arbeitnehmer arbeitstäglich aufsucht, um seine Tätigkeit, sprich seinen Beruf, auszuüben. Wo sich die erste Tätigkeitsstätte befindet, ist meist im Arbeitsvertrag festgehalten.
Die Entfernungspauschale kann nur für Tage angesetzt werden, an denen die erste Tätigkeitsstätte tatsächlich angesteuert wird. Bei einer regulären Fünf-Tage-Woche sind das zwischen 220 und 230 Arbeitstagen pro Jahr. Urlaubs-, Krankheits- und Homeoffice-Tage sowie Dienstreisen zählen nicht dazu und müssen entsprechend abgezogen werden.
Welche Verkehrsmittel kommen in Frage?
Die Entfernungspauschale ist seit ihrer Einführung als verkehrsmittelunabhängige Pauschale ausgestaltet. Das heißt, dass unabhängig davon welches Verkehrsmittel genutzt wird (Auto, Motorrad, Fahrrad, Ihre eigenen Füße oder ÖPNV) die Entfernungspauschale in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden kann.
Die in der Steuererklärung angesetzte Route sollte aber immer für ein Auto geplant werden, denn es gilt: Relevant für die Kilometeranzahl ist die kürzeste Straßenverbindung.
In einer Fahrgemeinschaft darf jeder Mitfahrer die Entfernungspauschale in der eigenen Steuererklärung ansetzen – unabhängig davon, wer fährt. Dabei zählt für jeden der kürzeste Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Wer Kollegen unterwegs abholt, darf einen längeren Fahrtweg nur dann angeben, wenn dadurch insgesamt eine Zeitersparnis entsteht. Reine Umwegfahrten ohne nachvollziehbaren Zeitvorteil erkennt das Finanzamt nicht an.
Wie hoch ist die Entfernungspauschale pro Kilometer?
Aufwendungen, die für die Fahrten zum Arbeitsplatz entstehen, berücksichtigt das Finanzamt in der Steuererklärung als Werbungskosten. Angerechnet werden 0,30 Euro für jeden vollen Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Ab dem 21. Kilometer können sogar 0,38 Euro berücksichtigt werden.
Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag von 4.500 Euro pro Jahr begrenzt – es sei denn, Sie nutzen Ihren eigenen Pkw oder einen Dienstwagen. Solange der Betrag unterhalb der Grenze von 4.500 Euro bleibt, müssen Sie keine Belege einreichen. Liegen die absetzbaren Kosten darüber, sollten Sie entsprechende Nachweise aufbewahren.
Ein Beispiel:
Leon arbeitet fünf Tage die Woche im Büro und fährt eine einfache Strecke von 30 Kilometern. Er war innerhalb des letzten Jahres fünf Tage lang krank und 15 Tage auf einer Dienstreise – er kann deshalb die Entfernungspauschale für 200 Tage in der Steuererklärung ansetzen.
Für die ersten 20 Kilometer kann Leon 0,30 Euro ansetzen, was bei 200 Arbeitstagen 1.200 Euro (20 x 0,3 x 200) ergibt.
Für die restlichen 10 Kilometer kann Leon 0,38 Euro ansetzen, was bei 200 Arbeitstagen 760 Euro (10 x 0,38 x 200) ergibt.
Insgesamt kann Leon also eine Entfernungspauschale von 1.960 Euro geltend machen.
Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz: volle oder halbe Entfernungspauschale?
Auch wenn Sie nur die einfache Strecke verrechnen dürfen: Mit der vollen Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Kilometer sind immer die Kosten für zwei Fahrten am Tag abgedeckt – eine Hin- und eine Rückfahrt.
Wichtige Voraussetzung für die Nutzung der vollen Pauschale: Sie legen die Wegstrecke zur Arbeit und wieder nach Hause auch tatsächlich am selben Tag zurück. Das ist jedoch aus arbeitstechnischen Gründen nicht immer möglich. Gehören Sie zu jenen Arbeitnehmern, die die Strecke an einem Arbeitstag nur einmal fahren? Dann können Sie für diesen Tag auch nur die Hälfte der Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen – also 0,15 Euro je Entfernungskilometer.
Das ist besonders relevant für Berufsgruppen, wie beispielsweise:
- Flugbegleiter und Piloten,
- Berufskraftfahrer im Fernverkehr,
- Bauarbeiter oder Montagearbeiter, die u. a. auf Fernbaustellen eingesetzt sind,
- Arbeitnehmer, die ihre Auswärtstätigkeit von der Wohnung aus beginnen und über eine Fahrt zum Arbeitgeber beenden oder umgekehrt.
Was gilt bei Fahrten mit dem Dienstwagen?
Wird einem Arbeitnehmer ein Dienstwagen auch zur privaten Nutzung überlassen, muss der dadurch entstandene geldwerte Vorteil versteuert werden – in der Regel über die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch.
Wegen dieser zusätzlichen Besteuerung kann für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte die Entfernungspauschale ganz normal als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt werden.
Die Entfernungspauschale gilt in diesem Fall nicht als doppelte steuerliche Begünstigung. Der geldwerte Vorteil bildet die Grundlage für die Besteuerung der Fahrzeugnutzung durch den Arbeitnehmer, während die Entfernungspauschale die beruflich veranlassten Fahrten zur Arbeit steuermindernd berücksichtigt.
Entfernungspauschale vs. Reisekostenpauschale – wo liegen die Unterschiede?
Die Regelungen zur Entfernungspauschale gelten lediglich für Fahrten zwischen dem eigenen Wohnort und der ersten Tätigkeitstätte.
Fahrten zu möglichen anderen Arbeitsorten zählen hingegen zu den Auswärtstätigkeiten – und diese Aufwendungen können als Reisekosten über die Reisekostenpauschale steuerlich geltend gemacht werden.
Wo trage ich die Entfernungspauschale in der Steuererklärung ein?
Die Pauschale können Sie als Werbungskosten in Anlage N der Steuererklärung angeben. Da der Ort der ersten Tätigkeitsstätte wechseln kann, hat die Finanzverwaltung drei Möglichkeiten vorgesehen, um die notwendigen Angaben tätigen zu können. Dies sind die Zeilen 30 bis 37, 38 bis 45 und 46 bis 53 – dort werden Auskünfte
- zum Ort der Tätigkeitsstätte,
- dem Tätigkeitszeitraum,
- der Arbeitszeit pro Woche,
- den Urlaubs-, Krankheits-, Heimarbeits- und Dienstreisetagen
und der einfachen Entfernung gemacht.
