Wie setze ich meine Fortbildungskosten von der Steuer ab?

Was zählt zu den Fortbildungskosten?

Als Fort- oder Weiterbildung gilt im Steuerrecht jede berufliche Maßnahme, die Sie als Steuerzahler nach Ihrer abgeschlossenen Ausbildung wahrnehmen. Fortbildungskosten sind damit zusammenhängende Ausgaben wie beispielsweise

• Teilnahmegebühren für Fortbildungen, Seminare, Workshops oder Online-Kurse,
• Arbeitsmittel wie Kopfhörer oder ein Notebook, die für die Fortbildung angeschafft wurden,
• Prüfungsgebühren und Zertifizierungsgebühren,
• Fachliteratur und Materialien und
• Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwände. 

Damit das Finanzamt die entsprechenden Kosten in der Steuererklärung anerkennt, muss die Maßnahme allerdings einen überwiegenden beruflichen Bezug haben. Das heißt beispielsweise: Der spanische Intensiv-Sprachkurs wird gefördert, wenn Sie ein berufliches Projekt in Spanien betreuen – aber nicht, wenn Sie dort lediglich Urlaub machen.

In welcher Höhe kann man Fortbildungskosten von der Steuer absetzen?

Die Höhe, in der Fortbildungskosten von der Steuer abgesetzt werden können, ist nicht begrenzt, solange die Ausgaben notwendig und beruflich veranlasst sind. Jeder Arbeitnehmer profitiert bereits automatisch von der Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.230 Euro. Das bedeutet: Selbst, wenn Sie keine weiteren Nachweise einreichen, reduziert die Pauschale bereits Ihr zu versteuerndes Einkommen. Einen zusätzlichen Steuervorteil erzielen Sie erst, wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten – dazu zählen auch Ihre Fortbildungskosten – diese Pauschale übersteigen. In diesem Fall ist es wichtig, dass Sie alle Ausgaben belegen können. Bewahren Sie deshalb Rechnungen, Quittungen und Zahlungsnachweise sorgfältig auf.

Beispiel: Berechnen der absetzbaren Fort- und Weiterbildungskosten

Angenommen eine Projektmanagerin besuchte vom 18. bis 20. März 2025 ein Seminar „Wirtschaftsspanisch“, um sich während eines künftigen Projekts mit ihren spanischen Kollegen auf einer fachlichen Ebene tiefgehend verständigen zu können. Dafür fiel eine Seminargebühr von 500 Euro an – der Arbeitgeber beteiligte sich nicht an den Kosten. Außerdem musste sich die Steuerzahlerin für das Seminar ein Spanisch-Übungsbuch kaufen, das 20 Euro kostete. Schließlich fuhr sie mit ihrem PKW bereits am 17. März zum 250 Kilometer entfernten Seminarort. Dort übernachtete sie in einem Hotel und zahlte pro Übernachtung mit Frühstück 60 Euro. Um die übrige Verpflegung kümmerte sich die Projektmanagerin selbst. Am 20. März fuhr sie nach Veranstaltungsende wieder nach Hause.

Die genannten Aufwendungen lassen sich als Werbungskosten in der Steuererklärung 2025 ansetzen. Dafür rechnet die Projektmanagerin die Kosten wie folgt zusammen:

Seminargebühr
Die tatsächlich gezahlte Gebühr von 500 Euro – dafür hat die Steuerzahlerin eine Rechnung erhalten und könnte die Zahlung nachweisen, falls das Finanzamt sie dazu auffordert.