Firmenwagen versteuern: Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regelung?
Wer einen Firmenwagen auch privat nutzen darf, muss den daraus entstehenden geldwerten Vorteil versteuern. Dafür stehen zwei Methoden zur Verfügung: die 1-Prozent-Regelung und die Fahrtenbuchmethode. Welche Variante die bessere Wahl ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab – insbesondere vom Umfang der privaten Nutzung, den tatsächlichen Fahrzeugkosten und dem Verwaltungsaufwand.
Warum muss ein Firmenwagen versteuert werden?
Stellt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung, den dieser auch privat nutzen darf, entsteht ein geldwerter Vorteil. Dieser zählt steuerlich als zusätzlicher Arbeitslohn und muss entsprechend versteuert werden.
Für die Ermittlung dieses geldwerten Vorteils können Steuerpflichtige zwischen zwei Methoden wählen:
- der 1-Prozent-Regelung
- der Fahrtenbuchmethode
Die Entscheidung wirkt sich unmittelbar auf die Höhe der Steuerbelastung aus und sollte deshalb gut überlegt sein.
Die 1-Prozent-Regelung
Die 1-Prozent-Regelung ist die einfachere und am häufigsten genutzte Methode zur Versteuerung des Firmenwagens.
Dabei wird monatlich ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil angesetzt – unabhängig davon, wie häufig das Fahrzeug tatsächlich privat genutzt wird.
Zusätzlich wird für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein weiterer geldwerter Vorteil von 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer berücksichtigt.
Für berufliche Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit und für Familienheimfahrten bei einer doppelten Haushaltsführung, muss der Arbeitgeber nichts versteuern. Allerdings ist dann auch kein pauschaler Werbungskostenabzug möglich.
Vorteile der 1-Prozent-Regelung
Die 1-Prozent-Regelung ist einfach anzuwenden und erfordert kein Fahrtenbuch. Dadurch entsteht nur ein geringer Verwaltungsaufwand und die Abrechnung kann unkompliziert erfolgen.
Nachteile der 1-Prozent-Regelung
Da die Privatnutzung pauschal ermittelt wird, bleibt der tatsächliche Umfang der privaten Fahrten unberücksichtigt. Insbesondere bei einer geringen privaten Nutzung führt dies häufig zu einer höheren Steuerbelastung. Zudem ist die 1-Prozent-Regelung bei hochpreisigen Fahrzeugen in vielen Fällen die kostenintensivere Alternative.
Besonderheiten bei Elektro- und Hybridfahrzeugen
Für Elektro- und bestimmte Hybridfahrzeuge gelten bei der 1-Prozent-Regelung reduzierte Prozentsätze. Welche Werte im Einzelnen gelten und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, lesen Sie in unserem Beitrag Steuervorteile für E-Autos und Hybride als Dienstwagen.
Das Fahrtenbuch
Bei der Fahrtenbuchmethode wird der geldwerte Vorteil auf Grundlage der tatsächlichen privaten Nutzung ermittelt. Dazu müssen sämtliche Fahrten lückenlos dokumentiert werden.
Anhand des Fahrtenbuchs wird der private Nutzungsanteil berechnet. Dieser Prozentsatz wird anschließend auf die gesamten jährlichen Fahrzeugkosten angewendet. Dadurch wird nur die tatsächlich private Nutzung versteuert.
Vorteile der Fahrtenbuchmethode
Bei der Fahrtenbuchmethode erfolgt die Besteuerung nach der tatsächlichen Nutzung, was – gerade bei einer überwiegend beruflichen Nutzung – häufig zu einer geringeren Steuerbelastung führt. Auch bei hochpreisigen Firmenwagen sollte in der Regel die Fahrtenbuchmethode gewählt werden.
Nachteile der Fahrtenbuchmethode
Die Fahrtenbuchmethode ist jedoch mit einem erheblichen Dokumentationsaufwand verbunden. Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuchs. Bereits kleinere Formfehler oder unvollständige Eintragungen können dazu führen, dass das Fahrtenbuch steuerlich nicht anerkannt wird.
Welche Angaben muss ein Fahrtenbuch enthalten?
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, muss es fortlaufend, zeitnah und in geschlossener Form (zum Beispiel als gebundenes Buch oder manipulationssicheres elektronisches Fahrtenbuch) geführt werden. Die Eintragungen müssen vollständig und nachvollziehbar sein und dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Unleserliche Einträge, Tipp-Ex oder andere nachträgliche Korrekturen sind daher unzulässig.
Zu den erforderlichen Angaben in einem Fahrtenbuch gehören:
- Datum der Fahrt
- Start und Zielort
- Anfangs- und Endkilometerstand der Fahrt
- Grund der Fahrt
- Namen und Adressen der besuchten Kunden oder Geschäftspartner
Private Unterbrechungen einer Geschäftsreise müssen im Fahrtenbuch gesondert dokumentiert werden. Die berufliche Fahrt ist zunächst abzuschließen und nach der privaten Fahrt mit einem neuen Eintrag fortzusetzen. Auch vollständig private Fahrten sind zu erfassen; in der Regel genügt hierfür die Kennzeichnung als „Privatfahrt“.
Rechenbeispiel: 1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuchmethode
Um beide Varianten miteinander zu vergleichen, kann folgendes Beispiel herangezogen werden:
Ein Arbeitnehmer erhält einen Firmenwagen mit einem Bruttolistenpreis von 55.000 Euro. Die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs (Leasing, Versicherung, Kraftstoff, Wartung etc.) betragen 10.800 Euro. Das Fahrzeug wird zu 20 Prozent privat und zu 80 Prozent beruflich genutzt.
Berechnung nach der 1-Prozent-Regelung
Der geldwerte Vorteil beträgt monatlich: 1 Prozent von 55.000 Euro = 550 Euro.
Im Jahr beträgt dieser somit: 550 Euro x 12 Monate = 6.600 Euro.
Hinweis: Der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte bleibt in diesem Beispiel unberücksichtigt.
Berechnung nach der Fahrtenbuchmethode
Da laut Fahrtenbuch lediglich 20 Prozent der Fahrzeugnutzung privat erfolgen, werden auch nur 20 Prozent der tatsächlichen Fahrzeugkosten als geldwerter Vorteil angesetzt: 10.800 Euro x 20 Prozent = 2.160 Euro.
In diesem Beispiel verringert die Fahrtenbuchmethode den zu versteuernden geldwerten Vorteil im Gegensatz zur 1-Prozent-Regelung um 4.440 Euro. Damit ist das Fahrtenbuch die steuerlich günstigere Variante.
